반복적인 일을 매일 수동으로 처리하고 있나요? 그렇다면 루틴 자동화 도구를 활용할 때입니다. 생산성 높은 사람들의 공통점은 할 일을 줄이는 것이 아니라, 할 필요가 없는 일은 자동화한다는 점입니다. 이번 글에서는 대표적인 자동화 도구인 IFTTT, Zapier, Notion AI를 비교하고, 각각을 어떻게 루틴에 활용할 수 있는지 알려드립니다.
1. IFTTT - 일상 속 디지털 자동화
IFTTT(If This Then That)는 가장 대중적이고 직관적인 자동화 플랫폼 중 하나입니다. 이름 그대로 '이런 일이 발생하면 저런 동작을 실행한다'는 규칙을 기반으로 작동하며, 다양한 앱, 서비스, 스마트홈 기기들과 연동됩니다. 예를 들어, 특정 해시태그로 인스타그램에 게시하면 사진이 자동으로 구글 드라이브에 저장되거나, 날씨 예보에 따라 알림을 받을 수 있습니다.
활용 예시
- 인스타그램 업로드 시 - 사진을 드롭박스에 자동 저장
- 매일 아침 8시 - 오늘의 날씨를 이메일로 수신
- 특정 지역에 도착하면 - 위치 기반 알림 전송
이러한 규칙은 '앱렛(Applet)'이라는 형태로 구성되며, 이미 만들어진 수많은 템플릿 중에서 선택하거나 자신만의 규칙을 만들 수도 있습니다. 특히 IFTTT는 UI가 직관적이라 IT 지식이 부족한 사용자도 쉽게 설정할 수 있다는 점이 강점입니다.
단순하지만 강력한 자동화를 구현할 수 있기 때문에, 개인 생산성 루틴을 구성하거나 생활 속 반복적인 작업(예: 알림 전송, SNS 저장, 캘린더 연동 등)을 자동화하는 데 매우 유용합니다. 하루 중 반복하는 사소한 행동들이 쌓이면 시간 낭비가 됩니다. IFTTT는 이를 줄여주는 스마트한 도우미입니다.
2. Zapier - 실무형 워크플로 자동화
Zapier는 IFTTT보다 고급 기능을 제공하는 업무 중심 자동화 플랫폼입니다. 수백 가지의 SaaS(클라우드 기반 서비스)를 연결해 복잡한 업무 플로우를 자동화할 수 있으며, 특히 비즈니스 환경에 최적화되어 있습니다.
예를 들어, 고객이 웹사이트 폼을 작성하면 그 내용이 자동으로 구글 스프레드시트에 저장되고, 동시에 슬랙 채널로 알림이 전송되며, CRM 툴에도 동기화되는 식입니다. Zapier에서는 이러한 흐름을 'Zap'이라고 부르며, 각 Zap은 Trigger(조건)와 Action(동작)으로 구성됩니다.
활용 예시
- 설문 응답 수집 - 구글시트 정리 - 팀에게 슬랙 전송
- 고객 등록 - 이메일 자동 발송 + 에어테이블 저장
- 이메일 첨부파일 - 자동으로 드롭박스 저장 + 노션 링크 생성
Zapier의 강력한 장점은 다단계 자동화, 조건부 분기, 지연 시간 설정이 가능하다는 점입니다. 예를 들어 '고객 유형이 VIP일 경우 다른 이메일 템플릿 발송' 같은 조건부 분기까지 설정 가능합니다.
무료 플랜도 있지만, 실무에서 진짜 효과를 보려면 유료 플랜(Zap 수 증가, 멀티스텝 허용 등)을 사용하는 것이 좋습니다. 자동화 설정에 한 번만 시간을 투자하면 반복 업무로부터 해방되고, 팀 전체의 효율이 개선됩니다.
3. Notion AI - 콘텐츠 루틴 자동화
Notion AI는 생산성 플랫폼 Notion 내에서 제공되는 AI 기능으로, 문서 작성과 정리에 드는 시간을 획기적으로 줄여줍니다. 단순한 텍스트 생성뿐 아니라, 요약, 아이디어 브레인스토밍, 문장 다듬기, 목록 자동화 등 다양한 기능을 갖추고 있어 콘텐츠 기반 업무 자동화에 탁월합니다.
활용 예시
- 회의록 작성 - 주요 내용 요약 요청 - 항목별로 자동 정리
- 프로젝트 리서치 - 관련 개요 자동 생성
- 업무일지 초안 작성 - 간결한 문장으로 자동 편집
Notion AI는 특히 글쓰기나 기획 업무를 자주 하는 사용자에게 유용하며, 일상적으로 반복되는 콘텐츠 생성 루틴을 빠르고 쉽게 처리할 수 있도록 돕습니다. 또한 '/ask AI' 기능을 통해 자연어 명령으로 다양한 작업 요청이 가능하며, 이는 마치 AI 비서와 협업하는 느낌을 줍니다.
유료 기능이긴 하지만, 구독자라면 매일 반복하는 업무 초안, 정리, 수정 등을 자동화해 팀의 생산성을 높일 수 있습니다. 특히 1인 창작자, 마케터, 콘텐츠 팀에게 Notion AI는 업무 자동화의 핵심 도구로 자리 잡고 있습니다.
자동화는 선택이 아니라 전략입니다. 반복 작업을 줄이고, 시간을 확보하며, 사람은 더 창의적이고 전략적인 일에 집중해야 합니다. 오늘 소개한 IFTTT, Zapier, Notion AI 중 하나라도 시작해 보세요. 작은 자동화 하나가 하루 1시간을 되찾아줄 수 있습니다. 루틴을 자동화하는 순간, 당신의 시간은 '소모'가 아닌 '투자'가 됩니다.